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案例概况

中国是全球最大的纺织服装生产国和出口国，制造能力与产业链水平在各环节均位居世界前列。其中，帽子围巾等作为兼具功能与时尚的配饰，在全球消费者生活中扮演着越来越重要的角色。从防晒保暖到造型点缀，从通勤出街到户外运动，不同人群对配饰的使用场景和审美偏好正在迅速分化。

传统企业的“智”变速度，正日益决定着其出海的步伐与成效。在此背景下，如何充分提高管理效率，已成为外贸行业共同关注的关键议题。上海瑞栋国际贸易有限公司用15年时间完成了一场“数字进化”，突围路径或许藏着行业破局的密码，接下来我们一起对话瑞栋国际总经理丁总。

服装纺织

上海瑞栋国际贸易有限公司

上海瑞栋国际贸易有限公司（以下简称：瑞栋国际）成立于2007年，是帽子、围巾、手套与其他配饰的领先出口商与制造商。公司产品销往30多个国家和地区，主要市场集中在北美、欧洲和日本，优秀的品质深获国内外客户的信任和赞誉。瑞栋国际的合作伙伴包括NEW ERA、PUMA、NIKE、BENETTON、KAPPA、LACOSTE、WILSON、GAP、DISNEY、US POLO、LEVIS、ROXY和其他著名国际品牌。公司秉承“信任、服务、开放、合作、互惠”的经营理念，与客户共同发展。

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案例需求

表格管理客户，数据获取低效且耗时

邮件管理无序，梳理困难且难以追溯

数据难实时更新，不利于决策和管理

2010年，刚成立3年的瑞栋国贸随着业务量上升，意识到必须借助软件来降本增效，于是启动了外贸管理系统的选型工作。经过对多家服务商的对比测试，最终选择与深耕外贸数字化领域多年的孚盟软件达成合作。“孚盟系统最吸引我们的是它的一体化设计，从邮件管理到订单处理，再到移动办公，所有功能都能无缝衔接，不需要在多个系统间切换。” 瑞栋国贸总经理丁总解释道。

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案例解决方案

邮件管理：从统一归档到分层管理的进阶

订单管理：从人工查找到秒级触达的蜕变

移动办公：从线下受限到全球在线的革命

瑞栋国际引入孚盟外贸管理系统后，彻底告别了传统外贸运营中的低效困境，实现了从客户开发到订单交付的全流程数字化管理。

邮件管理：从统一归档到分层管理的进阶

在邮件管理模块，孚盟系统实现了企业邮箱的集中管控。瑞栋国际的业务员所有对外沟通邮件都会自动同步至系统后台，管理员可以设置邮件分类标签，按照“客户类型”、“订单状态”、“跟进阶段”等维度对邮件进行归档。“现在新人接手客户时，只要在系统里搜索客户名称，就能看到完整的沟通记录，包括客户的特殊要求、历史报价等关键信息，上手速度至少提高了50%。” 

订单管理：从人工查找到秒级触达的蜕变

订单处理环节的变革更为显著。孚盟系统的订单管理模块支持从报价单、采购单到报关单、提单的全流程数字化生成，数据一次录入即可自动同步至财务、仓储等部门。“以前业务员需要手动填写5份单据，现在系统可以自动生成，出错率从原来的8%降到了0.5%以下。” 丁总展示了系统中的订单跟踪功能，可以直观看到每个订单的生产进度、物流状态，一旦某个环节出现延误，系统会自动发送提醒通知，帮助瑞栋国际的业务员及时采取措施，确保订单按时交付，避免客户不满和损失。

移动办公：从线下受限到全球在线的革命

针对瑞栋国际的业务员经常需要外出拜访客户、参加展会的特点，孚盟系统的移动办公功能也解决了“不在电脑前就无法工作”的痛点。“现在业务员在展会现场用手机就能录入客户信息、发送报价单，客户确认后直接生成订单，比以前节省了大量来回奔波的时间。管理层审批订单时，孚盟系统能确保外贸订单信息完整性和准确性，将客户的各项要求形成文件，管理者一目了然并且可以快速审批，也便于品质、交期管理，加快外贸销售订单流转速度，提高效率。”

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合作效果

引入孚盟系统15年来，瑞栋国际的运营效率和管理水平得到了全方位提升。在数据统计方面，系统的报表分析功能可以自动生成客户活跃度、订单转化率、业务员业绩等多维度数据报告，为管理层决策提供了精准的数据支撑。

更重要的是，数字化管理模式让瑞栋国际的客户服务质量迈上了新台阶。“现在客户只要询问订单进度，我们的业务员能在1分钟内给出准确答复，客户满意度从原来的85%提升到了98%。”

在全球化竞争日益激烈的外贸环境中，信息化管理工具不再是选择题，而是必答题。孚盟系统通过客户开发、邮件管理、订单管理和移动办公的创新解决方案，帮助外贸企业构建了更加敏捷、高效和可控的运营体系，让数据真正成为企业的核心资产，助力企业在国际市场中赢得先机。