做外贸怎么跟单?

外贸跟单是从客户询价到订单交付的全流程管理，直接影响交易效率与客户满意度。在当前各国供应链波动与关税政策多变的环境下，系统化跟单尤为重要。以下结合实操流程与孚盟软件功能，提供全链路跟单指南。

一、前期准备：客户与订单的双重核验

客户资质背调

通过 “海关数据查询” 功能，分析客户近 1 年进口记录，重点关注采购频率、平均订单量及主要供应商，判断其真实采购需求。例如，美国客户若近期进口量下降 20%，需警惕其市场稳定性。

利用邓白氏等第三方工具获取客户信用评分，对低于 70 分的客户，在跟单时需提高预付款比例(如从 30% 提至 50%)。

订单合规性审查

核对产品是否符合目标国的近期相关政策，如欧盟 2025 年实施的纺织品碳关税，需在软件系统中标记相关订单，自动计算附加成本。

确认贸易术语与付款方式，对采用 DDP(完税后交货)的订单，提前通过 “关税计算器” 模块，核算目的港税费，避免报价遗漏。

二、核心跟单流程：从询盘到交付的全周期管理

1. 询盘与报价阶段

需求准确捕捉：

用“询盘标签系统” 分类客户需求，如 “美国客户 - 服装 - 环境保护面料 - 1000 件”，自动匹配历史成功案例模板，快速生成报价单。

动态报价策略：

针对美国客户担忧的关税成本，在报价单中单独列出 “关税分摊方案”，如 “若订单量超 5000 件，我方承担 30% 进口关税”，并通过“价格对比分析” 功能，展示与竞品的性价比差异。

2. 样品与合同阶段

样品跟进要点：

样品寄出后，在系统设置 “3 天未签收提醒”，同步发送追踪号与样品使用说明(如 “建议洗涤水温≤30℃”)。若客户提出修改，用 “版本对比” 功能记录调整细节，避免量产时遗漏。

合同风险防控：

合同中明确 “关税波动条款”，如 “若美国对华关税涨幅超 5%，双方重新协商价格”，并通过“法律条款库” 调取近期贸易规则，确保条款合规。

3. 生产与物流阶段

生产进度管控：

在“订单看板” 中，实时更新面料采购、裁剪、缝制等节点状态，设置 “延期超 3 天预警”，自动通知生产与销售团队。例如，越南面料供应商因运输延误，系统触发备选供应商推荐。

物流方案优化：

结合美国港口拥堵情况(如洛杉矶港 2025 年平均卸船延迟 4 天)，在 “物流模块” 中推荐美西港口 + 内陆运输方案，同时对比海派与空派的成本差异，提供 2-3 套物流方案供客户选择。

4. 售后与复盘阶段

交付后跟进：

货物到港前 3 天，通过孚盟CRM自动发送 “清关文件包”(含发票、装箱单、原产地证)，并附清关注意事项(如 “美国海关对纺织标签的英文标识要求”)。

订单复盘分析：

用“订单仪表盘” 生成数据报告，分析成本构成(如面料占比 65%、关税占比 8%)、利润空间及客户反馈，为后续订单优化提供依据。

三、其他场景应对：政策与风险的灵活处理

关税突然上调

在途订单：协商 “关税分摊”，如 “我方承担 5%，客户承担 5%”，并赠送免费仓储服务;

待确认订单：提供 “价格保护期”(如 15 天内下单维持原价)，同时推荐替代产品(如用再生纤维规避碳关税)。

若美国突然加征 10% 关税，立即通过“客户分组” 功能，筛选出在途订单与待确认订单，分别制定方案：

供应链中断

当越南面料厂因一些原因停工，“供应商备用池” 自动推荐 3 家中国面料厂，对比价格、交期及认证资质(如 OEKO-TEX®)，24 小时内提供替代方案。

四、效率提升工具与技巧

自动化跟单模板：

在软件中预制 “美国服装订单跟单模板”，包含必做事项清单(如 “第 7 天确认面料色卡”“第 15 天安排产前样”)，新人可直接套用，避免流程遗漏。

移动端实时协作：

利用系统，业务员在展会或工厂现场可实时上传照片(如生产瑕疵)、语音记录(如客户临时需求)，同步至团队成员，提升协作效率。

数据驱动决策：

通过“跟单效率报表”，分析各环节耗时(如样品确认平均需 12 天)，识别瓶颈节点，针对性优化流程(如增加样品快递优先级选项)。