告别手动录单！AI邮件Agent自动提取订单信息

2025 年 3 月，海关总署发布《关于推进智慧海关建设的公告》，鼓励企业“提前申报、数据先行”。传统录单流程——下载附件→打开 PDF→手敲品名规格→核对金额→生成 SO——平均 15 分钟/单，且错误率 8–12%。

AI Pro 智能体的“邮件管理Agent”用 NLP 把邮件正文 + 附件里的订单信息直接映射到销售订单，实测平均 90 秒完成一次“邮件→SO”闭环。

一、实测邮件样本

客户邮件主题：PO-2025-03-18-Rev.2

附件：PDF + Excel 各 1 份，含 6 个 SKU、总金额 USD 31 240、交期 2025-05-15、贸易术语 DDP Chicago。

二、4 个关键设置

    模板对齐：在系统内提前建立“客户料号 ↔ 内部料号”映射表，Agent 识别到客户料号 “ABC-001” 时自动替换成内部料号 “FG-8801”，避免人工二次修改。

    字段置信度阈值：系统给出“置信度 95% 以上”才自动填充，低于 95% 标黄待人工确认。

    多币种识别：邮件内出现 “￥” 和 “USD” 混写，Agent 自动以邮件落款币种为准，并在备注栏提示汇率 7.10。

    交期计算：客户写 “May 15”，系统根据“DHL Express 7 天 + 报关 2 天”自动反推最晚发货日为 2025-05-05，并生成日程提醒。

三、实测结果

• 自动填充准确率：98.3%（仅 1 项包装规格因 PDF 扫描模糊需手动修改）。

• 耗时：邮件打开到 SO 草稿生成 87 秒。

• 后续动作：点击“生成附件”→系统按 SO 内容自动生成 Proforma Invoice → 自动回邮件 → 客户 3 分钟后确认无误。

四、人工干预 3 场景

    手写 PO：客户手写扫描件，OCR 识别率 85%，需人工补录数量。

    多版本 PO：客户同一天发 Rev.1 & Rev.2，Agent 自动以时间戳最新为准，并在日志标记差异。

    溢短装条款：若客户备注 “±5% Qty acceptable”，Agent 在 SO 备注栏自动加条款，避免仓库按固定数量备料。

五、流程嵌入建议

• 建立“AI 录入 → 人工复核 → 财务审核”三级节点，责任到人。

• 每周导出“置信度 <90% 字段清单”，反向优化客户模板，从源头减少歧义。

• 与 ERP API 打通：SO 确认后自动推送库存占用，避免超卖。

一句话定位：客户 PO 邮件一到，90 秒生成销售订单并回传 PI。

技术细节：

• 邮件解析——同时解析正文 + PDF + Excel 三种格式，多模态置信度加权融合，整体准确率 98.3%。

• 币种/汇率——若邮件出现“USD 31,240 or RMB equivalent”，系统默认以邮件落款币种为准，并在 SO 备注栏写入“Exchange rate locked at 7.10 for 7 days”。

• 交期反推——根据 DDP Chicago + DHL Express 7 天 + 报关 2 天，自动反推最晚发货日 2025-05-05，并同步到日程提醒。

立即上手的技巧：

① 在“客户料号映射表”里把客户料号、内部料号、包装规格三列对齐，Agent 一旦识别不到规格，会优先提示人工补录，减少漏项；

② 若客户同一天发 Rev.1 & Rev.2，系统默认以时间戳最新为准，并在差异报告里用黄色高亮改动项，人工 10 秒即可复核。

邮件 Agent 将“录单”从体力活变成“复核 + 决策”，在智慧海关新政下，数据越早进入系统，就越能享受“提前申报、货到即放”的红利。